e-Evidence für Online-Marktplätze und Cloud-Plattformen: Was Sie wissen müssen

Die EU-Verordnung über elektronische Beweismittel (EU) 2023/1543 is often discussed as if it were a problem only for telecoms. It is not. Since 18. August 2026, online marketplaces, SaaS platforms, cloud storage and IaaS providers, hosting companies, social networks and collaboration tools can all be in scope, if they let users communicate with each other or if storing data for users is a defining part of the service. If that describes your platform and you offer services to users in the EU, you must be ready to receive and execute European Production Orders (sent as EPOCs) and European Preservation Orders (transmitted as EPOC-PR certificates) — directly from the issuing authority, on tight regulatory deadlines. For production orders covering traffic or content data, the authority in your addressee’s Member State is usually notified and can raise grounds for refusal within 10 days (96 hours in emergencies).

For platforms that have historically dealt with data requests as an occasional, ad-hoc legal matter, this is a step-change. The German government’s implementing bill estimates around 10,000 affected service providers in Germany alone. This guide explains exactly which platforms are affected, what kinds of orders to expect, what the regulation requires of marketplaces and cloud providers in particular, and how to build a compliant operating model now that the Regulation applies.

Welche Online-Plattformen fallen in den Anwendungsbereich von e-Evidence?

In der Verordnung werden bewusst weit gefasste, technologieneutrale Definitionen verwendet, um die Realitäten moderner Online-Dienste zu erfassen. Zu den Kategorien, die für Plattformbetreiber am unmittelbarsten relevant sind, gehören:

• Online-Marktplätze — where they let buyers and sellers communicate with each other (messaging, Q&A, reviews) or store data on users’ behalf; being a marketplace is not enough on its own (Regulation (EU) 2023/1543, Art. 3(3)(c) and recital 27). This can cover B2C marketplaces, peer-to-peer trading platforms, ticketing platforms, gig and on-demand marketplaces, and rental platforms.
• Anbieter von Cloud Computing und Speicherplatz - IaaS-, PaaS- und SaaS-Anbieter, Objekt-/Dateispeicherdienste, Anbieter von Backup- und Disaster-Recovery-Diensten sowie verwaltete Datenbankdienste.
• Hosting-Anbieter — managed hosting, dedicated servers, VPS, and CDNs and edge platforms where they store customer data.
• Soziale Netzwerke und Online-Gemeinschaften - Dazu gehören Foren, Dating-Apps, berufliche Netzwerke, Spieleplattformen mit sozialen Funktionen und Urheber-/Streaming-Plattformen.
• Dienste der Informationsgesellschaft, die Nutzerdaten speichern - Kollaborations-Suites, Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien, Projektmanagement-Plattformen, Low-Code/No-Code-Plattformen und KI-Produkte, die Eingabeaufforderungen oder Ausgaben beibehalten.
• Internet-Domain und IP-Nummerierungsdienste — registries, registrars, privacy/proxy services and regional internet registries.
• Zahlenunabhängige zwischenmenschliche Kommunikation - Over-the-Top-Messaging, Videokonferenzen und Chat-Funktionen, die in größere Produkte eingebettet sind.

Entscheidend ist, dass die Verordnung die “Prüfung der ”wesentlichen Verbindung": you are in scope if users in the EU can use your service and you have a substantial connection to the EU: an establishment there, a significant number of EU users, or activities targeted at EU Member States (language, currency, local app store, ads), regardless of where your corporate entity is registered. Mere accessibility of your website is not enough.

Welche Art von Daten werden von den Behörden angefordert?

In der Verordnung wird zwischen vier Kategorien elektronischer Beweismittel unterschieden, für die jeweils unterschiedliche Schwellenwerte und Sicherheitsvorkehrungen gelten:

1. Daten des Teilnehmers - Identität, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, die Art des in Anspruch genommenen Dienstes und das Datum der Registrierung.
2. Daten, die ausschließlich zum Zweck der Identifizierung des Nutzers angefordert werden — IP addresses with, where needed, source port and timestamp, requested only to identify a person.
3. Verkehrsdaten (other than identification data) — connection logs, transaction metadata, purchase history, device IDs, timestamps and routing information.
4. Inhaltliche Daten — listings, messages, uploaded files, photos, documents and other substantive content.

For production orders, subscriber and identification data may be requested for any criminal offence; traffic and content data are reserved for offences punishable in the issuing State by a maximum sentence of at least three years, or for listed offences: non-cash payment fraud, child sexual abuse and attacks against information systems committed online, and terrorist offences. Preservation orders can cover any data category for any criminal offence. Marketplaces and cloud platforms typically hold all four categories — which is why precise data mapping is a foundational compliance task.

Typische e-Evidence-Szenarien auf Marktplätzen und Cloud-Plattformen

Betrug auf dem Online-Marktplatz

An investigator pursuing a fraud ring asks a marketplace operator for the seller’s identity, registration IP, transaction history and message threads with victims. Subscriber data and the registration IP address (identification data) can be ordered for any criminal offence. Transaction metadata, message threads and photos are traffic and content data: they need a judge-issued or judge-validated order for an offence carrying a maximum of at least three years (or a listed offence such as online payment fraud), and the enforcing State is usually notified at the same time.

Ransomware und Infrastrukturmissbrauch auf Cloud-Plattformen

A prosecutor investigating a ransomware operation asks a cloud provider for control-plane logs, instance metadata, billing identity and storage access logs for a suspect tenant. Where the attack threatens life or critical infrastructure (e.g. a hospital), these can arrive as emergency orders with an 8-hour deadline; otherwise the 10-day deadline applies.

Untersuchungen zur Sicherheit von Kindern im Internet

Investigations into child sexual abuse material on social or content platforms typically combine identification orders with content production and preservation orders. These cases benefit from the Regulation’s specific offence list and, where a child is at imminent risk, the 8-hour emergency regime, but also demand the highest standards of integrity and chain of custody.

Kontoübernahme und Phishing im großen Stil

Authorities may issue European Preservation Orders (sent as EPOC-PRs) early in an investigation to lock down logs and account data while a production order is prepared. Platforms must be able to preserve specific datasets for 60 days, extendable by 30, and for as long as needed once the authority confirms that a production request has been issued, without disturbing normal retention or analytics workflows.

Designated Establishment or Legal Representative: Who Receives Your Orders

Every in-scope provider that is active in more than one Member State, or established outside the EU, must name an addressee for orders: EU-established providers designate one of their EU establishments as the zugelassener Betrieb; providers without an EU establishment appoint a gesetzlicher Vertreter in a participating Member State (Directive (EU) 2023/1544, Art. 3). New entrants have six months from launch. This addressee is the address of service for every EPOC and EPOC-PR — and is itself liable for compliance.

• Without a designated establishment or legal representative you breach national law implementing Directive (EU) 2023/1544 (in Germany: fines up to EUR 500,000). Failing to execute orders can cost up to 2% of worldwide turnover.
• Die benannte Stelle muss bei der zuständigen nationalen Behörde registriert sein (in Deutschland ist dies die Bundesamt für Justiz; andere Mitgliedstaaten haben entsprechende Regelungen).
• Sie muss befugt und in der Lage sein, die Aufträge innerhalb der vorgeschriebenen Fristen auszuführen.
• Es muss nahtlos mit Ihren globalen Rechts-, Sicherheits- und Technikteams koordiniert werden, oft über Zeitzonen hinweg.

For non-EU platforms, the most efficient solution is often a legal representative service: an EU-based partner appointed under Directive (EU) 2023/1544, jointly liable with you, that runs the 24/7 intake, validates and triages orders, and escalates to your in-house teams the substantive decisions that require platform-side knowledge. SMEs may share a legal representative with other providers.

Betriebliche Anforderungen für Marktplätze und Cloud-Plattformen

Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht nur eine Übung in Papierkram. Um die 10-Tage-Standardfristen und die 8-Stunden-Notfallfristen zuverlässig einzuhalten, benötigen die Plattformen in der Regel:

• Secure intake through the national e-Evidence system of the Member State where your addressee sits, either via the ETSI TS 104 144 API or the web interface, with validation of qualified electronic signatures and seals (Art. 21) and issuing-authority credentials.
• Systemübergreifende Datenermittlung die in der Lage sind, Teilnehmer-, Identifikations-, Verkehrs- und Inhaltsdaten in alten und modernen Datenspeichern zu finden.
• Standardised delivery through the same channel, in formats the issuing authority can process, with integrity hashes.
• Verschlüsselte Zustellung to the issuing authority’s X.509 certificate where one is supplied, with verifiable receipt and audit-grade logging; files over 25 MB go by the most appropriate secure alternative means (Art. 19(5)).
• Manipulationssichere Prüfpfade die jeden Vorgang vom Eingang bis zur Zustellung abdecken - unerlässlich für die Beweiskraft und die nachträgliche behördliche Überprüfung.
• 24/7 Bereitschaftsdienst für juristische und technische Fragen, mit einstudierten Ablaufplänen für Notfallaufträge.
• Kontrollen zur Datenminimierung Sie stellen sicher, dass Sie im Einklang mit Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung nur das weitergeben, was ausdrücklich bestellt wurde.
• Optional e-Evidence statistics (Art. 28(4)), coordinated with any DSA transparency reporting you already publish.

Für die größten Plattformen ist es machbar, all dies intern zu entwickeln, aber die meisten Marktplätze und Cloud-Anbieter profitieren von einer speziell entwickelten Lösung. Die ICS e-Evidence Compliance Plattform deckt den gesamten Lebenszyklus ab - von der Erfassung über die Validierung, Extraktion, Überprüfung und Bereitstellung - und lässt sich in bestehende Identitäts-, Protokollierungs- und Speichersysteme integrieren.

Besondere Überlegungen für Cloud-Service-Anbieter

Cloud providers face several layered challenges that pure-content platforms do not. Orders should normally go to your business customer as data controller. You will be addressed directly only if the controller cannot be identified or approaching it would jeopardise the investigation, and you must inform the customer unless the authority asks you not to (Art. 5(6)-(7)).

• Mehrmandantenfähigkeit und Isolierung: Die Produktion muss auf die Daten eines einzelnen Kunden abzielen, ohne andere Mieter zu gefährden - sowohl technisch als auch vertraglich.
• Kundengesteuerte Verschlüsselung: Wenn Kunden ihre eigenen Schlüssel besitzen (BYOK/HYOK), kann der Anbieter tatsächlich nicht in der Lage sein, Inhaltsdaten zu produzieren, und diese Einschränkung muss dokumentiert und mitgeteilt werden.
• Gemeinsame Verantwortung: In Verträgen und Datenverarbeitungsvereinbarungen sollte eindeutig festgelegt werden, welche Partei für den Erhalt und die Ausführung von Strafverfolgungsanordnungen für welche Daten zuständig ist.
• Benachrichtigung der Kunden: Kommerzielle Kunden - insbesondere B2B-Unternehmen - haben oft ein vertragliches Recht darauf, über Zugangsanträge informiert zu werden, vorbehaltlich der von der ausstellenden Behörde auferlegten Geheimhaltungspflichten.
• Regionenübergreifende Replikation: data may sit in multiple Member States or third countries, raising potential conflicts between EU orders and third-country law (the “Article 17 review”), raised as a reasoned objection within 10 days; the mere fact that data is stored outside the EU is not a valid ground.

Besondere Überlegungen für Online-Marktplätze

• Daten zur Überprüfung des Verkäufers (KYC, Gewerbeanmeldung, Steuer-IDs) sind häufig die wertvollsten Teilnehmerdaten für Ermittler und müssen leicht extrahierbar sein.
• Inserate und Nachrichten sind in der Regel Inhaltsdaten und erfordern den höheren Schwellenwert für die Schwere des Verstoßes.
• Zahlungsdaten held by payment service providers is outside the e-Evidence Regulation (financial services are excluded); authorities obtain it through national procedures.
• Grenzüberschreitende Verkäufer zu Überschneidungen mit Verbraucherschutz-, Mehrwertsteuer- und DSA-Verpflichtungen führen; e-Evidence sollte in diese Programme integriert werden und sich nicht mit ihnen überschneiden.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Member States must impose effective, proportionate and dissuasive penalties. Member States must allow pecuniary penalties of up to 2% of total worldwide annual turnover for failing to execute orders or protect their confidentiality. Germany, for example, fines up to EUR 500,000, or up to 2% of turnover for providers above EUR 25 million; for hyperscalers and large marketplaces, the headline figures rapidly become material to financial reporting. Beyond fines, repeated failures can trigger court orders, regulatory action and significant reputational damage with enterprise customers, partners and investors.

A 90-Day Catch-Up Plan for Platforms

1. Days 1–15 — Scope and data mapping. Bestätigen, welche Einrichtungen und Dienste in den Geltungsbereich fallen, Teilnehmer-/Kennzeichnungs-/Verkehrs-/Inhaltsdaten systemübergreifend abbilden, Lücken ermitteln.
2. Days 15–30 — Legal foundations. Designate an EU establishment or appoint a legal representative, register with the competent authority, update contracts, DPAs, terms and law-enforcement guidelines.
3. Days 30–60 — Technical build. Connect to the national e-Evidence system of the Member State where your addressee sits (ETSI TS 104 144 API or web interface). As of September 2026 only Germany and Ireland can receive orders this way; elsewhere, agree a secure fallback channel with the authorities. Deploy intake/validation/extraction tooling, harden audit logging.
4. Days 60–80 — Operational readiness. Rekrutierung und Schulung des 24/7-Reaktionsteams, Fertigstellung der Ablaufpläne, Durchführung von Notfallübungen.
5. Days 80–90 — Assurance. Independent compliance audit, board-level sign-off and a go-live rehearsal.

Häufig gestellte Fragen

Eine längere Referenz finden Sie in unserer speziellen e-Evidence FAQ.

Gilt e-Evidence auch für kleine Marktplätze und Cloud-Start-ups?

Yes. There is no general SME exemption. If you offer an in-scope service to users in the EU, you are in scope regardless of headcount or revenue. Smaller platforms can scope their compliance proportionately, but the core obligations — designated establishment or legal representative, intake, response capacity — still apply. The exception: a provider established in one Member State and offering services only there need not designate an addressee (Directive (EU) 2023/1544, Art. 1(5)). SMEs may share a legal representative with other providers.

Können wir uns auf unsere bestehenden Arbeitsabläufe bei der Strafverfolgung verlassen?

Probably not. Most existing workflows assume manual email/portal intake and weeks of turnaround. The e-Evidence Regulation requires intake through the national e-Evidence system (ETSI TS 104 144 API or web interface), hour-level emergency response and tamper-evident audit logs that legacy workflows usually do not provide.

Was ist, wenn die Daten von einem Unterauftragsverarbeiter oder einem anderen Teil unserer Gruppe gespeichert werden?

The provider receiving the order is responsible for executing it. Orders are normally addressed to the data controller; a processor is addressed only if the controller cannot be identified or approaching it would jeopardise the investigation, and must then inform the controller unless told not to (Art. 5(6)-(7)). Internal contracts and data-processing arrangements must be aligned so that you can compel a sub-processor or affiliate to deliver data within the regulatory deadlines.

Was ist mit Ende-zu-Ende-verschlüsselten Diensten?

Die Verordnung verpflichtet die Anbieter nicht, die Verschlüsselung zu schwächen. Wenn Sie aufgrund von Schlüsseln im Besitz des Kunden oder einer echten E2E-Architektur tatsächlich nicht auf Inhaltsdaten zugreifen können, kann diese Einschränkung mitgeteilt werden, aber Sie müssen dennoch Teilnehmer-, Identifizierungs- und Metadaten vorlegen, zu denen Sie Zugang haben.

Wie ICS Plattformen bei der Vorbereitung hilft

ICS bietet sowohl die Plattform zur Einhaltung der technischen Vorschriften and a legal representative service (with support for EU providers running their own designated establishment) for platforms of all sizes — from fast-growing SaaS scale-ups to global marketplaces and hyperscale cloud providers. Our combined offering covers intake through the national e-Evidence system (ETSI TS 104 144 API or web interface), automated validation, multi-system data extraction, encrypted delivery, tamper-evident audit logging and 24/7 managed operations, all framed within an integrated e-Evidence-Programm zur Einhaltung der Vorschriften.

Kontaktieren Sie ICS heute for an independent e-Evidence readiness assessment for your platform, with a clear plan to close any gaps now that the Regulation applies (since 18 August 2026).