Gebaut für Skalierung: Orchestrierung von Unternehmensabläufen

Sehr große digitale Plattformen, große Telekommunikationskonzerne, Hyperscale-Cloud-Anbieter und paneuropäische Diensteanbieter stehen im Rahmen der EU-Verordnung über elektronische Beweismittel vor einer grundlegend anderen Herausforderung. Mit einem Abonnentenstamm in zweistelliger Millionenhöhe und einer Geschäftstätigkeit, die sich über mehrere EU-Rechtsordnungen erstreckt, werden diese Organisationen jährlich Tausende von europäischen Herausgabeanordnungen und Aufbewahrungsanordnungen erhalten. Sie brauchen mehr als ein einfaches Tool zur Einhaltung der Vorschriften. Sie benötigen eine Workflow-Orchestrierungsplattform auf Unternehmensebene, die sich in ihre bestehenden rechtlichen Abläufe, Vertrauens- und Sicherheitsteams und Dateninfrastrukturen integrieren lässt.

Fähigkeiten der Unternehmensplattform

Workflow-Management für mehrere Teams

Die ICS Enterprise e-Evidence Plattform unterstützt komplexe Organisationsstrukturen mit rollenbasierter Zugriffskontrolle, mehrstufigen Genehmigungsketten und teamspezifischen Dashboards. Rechtsteams prüfen eingehende Aufträge auf Gültigkeit und rechtliche Befugnisse. Compliance-Teams verwalten die SLA-Verfolgung und das regulatorische Berichtswesen. Datenentwicklungsteams konfigurieren und überwachen automatisierte Extraktionspipelines. Jedes Team sieht nur das, was es braucht, und erhält gleichzeitig einen vollständigen Prüfpfad über den gesamten Prozess.

API-erste Architektur

Große Plattformen arbeiten bereits mit ausgefeilten Toolchains für Rechtsangelegenheiten, die auf ServiceNow, Jira, kundenspezifischen Fallverwaltungssystemen oder speziellen Plattformen für Rechtsangelegenheiten basieren. Die ICS e-Evidence-Plattform lässt sich über eine umfassende REST-API integrieren, die einen bidirektionalen Datenfluss ermöglicht. Eingehende EPOC-Aufträge werden automatisch an Ihr bestehendes Ticketing-System weitergeleitet. Statusaktualisierungen, Einwände und Lieferbestätigungen fließen über die API zurück. Dadurch wird eine doppelte Dateneingabe vermieden und sichergestellt, dass Ihr Rechtsteam in seiner gewohnten Umgebung arbeitet.

Auftragsabwicklung mit hohem Volumen

Die Plattform verarbeitet Tausende von gleichzeitigen Aufträgen mit automatischer Priorisierung auf der Grundlage von Datenkategorien, Dringlichkeitseinstufungen und rechtlichen Anforderungen. Die Massenverarbeitungsfunktionen stellen sicher, dass selbst in Spitzenzeiten die Standardfristen von 10 Tagen und die 8-Stunden-Fenster für Notfälle konsequent eingehalten werden. Echtzeit-Dashboards bieten der Führungsebene einen Überblick über den Konformitätsstatus, ausstehende Aufträge und Antwortmetriken.

Ausgewiesene Niederlassung als Dienstleistung

Plattformen mit Hauptsitz außerhalb der EU müssen eine Niederlassung oder einen rechtlichen Vertreter in der EU benennen, der bei der nationalen Behörde (in Deutschland: dem Bundesamt für Justiz) registriert ist. ICS bietet dies als verwaltete Dienstleistung an: Wir fungieren als Ihre registrierte EU-Kontaktstelle (Adressat), empfangen und validieren eingehende EPOC-Aufträge in Ihrem Namen, führen eine erste rechtliche Bewertung durch und leiten komplexe Fälle an Ihr internes Rechts- oder Vertrauens- und Sicherheitsteam weiter. Dieses ausgelagerte Front-End für Rechtsangelegenheiten bedeutet, dass Sie nicht von Grund auf ein 24/7 EU-basiertes Team für die juristische Bearbeitung aufbauen müssen.

Warum ICS statt Eigenbau

Große Plattformen erwägen manchmal, die e-Evidence Response-Infrastruktur intern aufzubauen. ICS bietet eine überzeugende Alternative: eine bewährte, ETSI-zertifizierte Plattform, die in wenigen Wochen einsatzbereit ist, anstatt Monate für eine interne Entwicklung zu benötigen. Im Gegensatz zu reinen Workflow-Tools, die nur den rechtlichen Prozess verwalten, kombiniert ICS die Workflow-Orchestrierung mit tatsächlichen Datenextraktionsfunktionen. Unsere Plattform stellt eine Verbindung zu Ihrer Netzwerkinfrastruktur, Ihren Datenbanken und Speichersystemen her, um die gesamte Pipeline vom Auftragseingang bis zur verschlüsselten Datenlieferung zu automatisieren. Dies ist die Workflow-Ebene plus das technische Backend in einer einzigen, überprüfbaren Plattform.

Verstärkung des Teams für Vertrauen und Sicherheit

Für Plattformen, die kein internes 24/7-Rechtsabteilungsteam für e-Evidence aufbauen oder erweitern möchten, bietet ICS einen verwalteten Rechtsabwicklungsservice an. Unsere Mitarbeiter, die über alle erforderlichen Sicherheitsfreigaben verfügen, dienen als First-Line-Review-Team für eingehende EPOC-Aufträge. Wir validieren die rechtlichen Befugnisse, prüfen die rechtlichen Anforderungen und leiten Standard-Workflows zur Datenextraktion ein. Nur komplexe Fälle, die eine rechtliche Beurteilung erfordern, werden an Ihr internes Team weitergeleitet. Dadurch wird die betriebliche Belastung drastisch reduziert, während gleichzeitig die Einhaltung aller Vorschriften gewährleistet ist.