תוכנן להתרחבות: תזמור זרימות עבודה בארגונים

פלטפורמות דיגיטליות ענקיות, קבוצות תקשורת מובילות, ספקי ענן בהיקף עצום ומפעילי שירותים פאן-אירופיים ניצבים בפני אתגר שונה בתכלית במסגרת תקנת הראיות האלקטרוניות של האיחוד האירופי. עם בסיסי מנויים המונים עשרות מיליונים ופעילות המשתרעת על פני תחומי שיפוט רבים באיחוד האירופי, ארגונים אלה יקבלו מדי שנה אלפי צווי גילוי וצווי שימור אירופיים. הם זקוקים ליותר מכלי תאימות פשוט. הם זקוקים לפלטפורמת תזמור זרימת עבודה ברמה ארגונית, המשתלבת עם פעילותם המשפטית הקיימת, צוותי האמון והבטיחות ותשתית הנתונים שלהם.

יכולות פלטפורמת הארגון

ניהול זרימת עבודה רב-צוותית

פלטפורמת הראיות האלקטרוניות ICS Enterprise תומכת במבנים ארגוניים מורכבים באמצעות בקרת גישה מבוססת תפקידים, שרשראות אישור רב-שלביות ולוחות מחוונים ייעודיים לצוותים. צוותי המשפטים בודקים את תוקפן של הבקשות הנכנסות ואת סמכות השיפוט. צוותי הציות מנהלים את מעקב ה-SLA ואת הדיווח הרגולטורי. צוותי הנדסת הנתונים מגדירים ומפקחים על צינורות החילוץ האוטומטיים. כל צוות רואה רק את המידע הדרוש לו, תוך שמירה על תיעוד ביקורת מלא לאורך כל התהליך.

ארכיטקטורת API-First

פלטפורמות גדולות כבר מפעילות שרשראות כלים מתוחכמות לניהול תפעול משפטי, המבוססות על ServiceNow, Jira, מערכות ניהול תיקים מותאמות אישית או פלטפורמות ייעודיות לתפעול משפטי. פלטפורמת הראיות האלקטרוניות ICS משתלבת באמצעות ממשק REST API מקיף, המאפשר זרימת נתונים דו-כיוונית. צווי EPOC נכנסים מועברים אוטומטית למערכת ניהול הכרטיסים הקיימת שלכם. עדכוני סטטוס, התנגדויות ואישורי מסירה מועברים חזרה דרך ה-API. כך נמנע הצורך בהזנת נתונים כפולה, ומובטח כי הצוות המשפטי שלכם יפעל בסביבה המוכרת לו.

עיבוד הזמנות בהיקפים גדולים

הפלטפורמה מטפלת באלפי הזמנות בו-זמנית, תוך קביעת סדרי עדיפויות אוטומטית בהתבסס על קטגוריית הנתונים, סיווג הדחיפות ודרישות הרגולציה. יכולות העיבוד ההמוני מבטיחות כי גם בתקופות שיא, יעמוד הפלטפורמה באופן עקבי בלוחות הזמנים הסטנדרטיים של 10 ימים ובחלונות הזמן של 8 שעות למקרי חירום. לוחות מחוונים בזמן אמת מספקים להנהלה הבכירה תמונת מצב על מצב הציות, הזמנות בהמתנה ומדדי התגובה.

מפעל ייעודי כשירות

פלטפורמות שמטהן אינו נמצא באיחוד האירופי חייבות למנות נציג משפטי או סניף ייעודי באיחוד האירופי, אשר יהיה רשום אצל הרשות הלאומית (בגרמניה: ה-Bundesamt fuer Justiz). ICS מציעה שירות זה כשרות מנוהל: אנו משמשים כנקודת הקשר הרשומה שלכם באיחוד האירופי (Adressat), מקבלים ומאמתים צווי EPOC נכנסים בשמכם, מבצעים הערכה משפטית ראשונית ומעבירים מקרים מורכבים לצוות המשפטי או לצוות האמון והבטיחות הפנימי שלכם. משמעותו של ממשק קדמי זה, המופעל במיקור חוץ, היא שאינכם צריכים להקים מאפס צוות קליטה משפטי הפועל 24/7 באיחוד האירופי.

מדוע לבחור ב-ICS על פני הקמת מערך פנימי

פלטפורמות גדולות שוקלות לעתים להקים תשתית פנימית לטיפול בראיות אלקטרוניות. ICS מציעה חלופה משכנעת: פלטפורמה מוכחת, בעלת הסמכת ETSI, שניתן לפרוס תוך שבועות ספורים, במקום חודשים ארוכים הנדרשים לבנייה פנימית. בניגוד לכלי זרימת עבודה גרידא, המנהלים רק את התהליך המשפטי, ICS משלבת תזמור זרימת עבודה עם יכולות מיצוי נתונים בפועל. הפלטפורמה שלנו מתחברת לתשתית הרשת, למסדי הנתונים ולמערכות האחסון שלכם כדי להפוך את כל התהליך לאוטומטי, מקבלת ההזמנה ועד למסירת הנתונים המוצפנים. זוהי שכבת זרימת העבודה בתוספת התשתית הטכנית, בפלטפורמה אחת הניתנת לביקורת.

תגבור צוות האמון והבטיחות

לפלטפורמות שאינן מעוניינות להקים או להרחיב צוות משפטי פנימי הפועל 24/7 ומתמחה בראיות דיגיטליות, ICS מציעה שירות ניהול תפעול משפטי. צוותנו, המחזיק בכל אישורי האבטחה הנדרשים, משמש כצוות הבדיקה הראשוני של צווי EPOC הנכנסים. אנו מאמתים את הסמכות המשפטית, בודקים את דרישות השיפוט ומפעילים תהליכי עבודה סטנדרטיים לחילוץ נתונים. רק מקרים מורכבים הדורשים שיקול דעת משפטי מועברים לטיפול הצוות הפנימי שלכם. הדבר מקטין באופן משמעותי את העומס התפעולי תוך שמירה על תאימות מלאה.