PROVE DIGITALI
Conformità in materia di prove elettroniche per operatori di telecomunicazioni, cloud e piattaforme digitali
Il regolamento sulle prove elettroniche è in vigore dal 18 agosto 2026. ICS aiuta i fornitori a ricevere, convalidare e dare seguito tempestivamente agli ordini europei di produzione e conservazione dei dati, garantendo una traccia di audit completa.
La conformità in materia di prove elettroniche (e-Evidence) consiste nella capacità di un fornitore di ricevere, valutare e dare risposta a richieste transfrontaliere di prove elettroniche ai sensi del Regolamento (UE) 2023/1543 e della Direttiva (UE) 2023/1544. Essa comprende un punto di contatto UE, un canale di scambio sicuro, l’estrazione dei dati e decisioni documentate. ICS offre una soluzione chiavi in mano per la conformità in materia di prove elettroniche destinata a fornitori di servizi di comunicazione, piattaforme cloud e fornitori di servizi digitali.
Dati salienti
- Quadro giuridico: Regolamento (UE) 2023/1543 e Direttiva (UE) 2023/1544, adottati il 12 luglio 2023.
- Date: il regolamento è in vigore dal 18 agosto 2026. La direttiva doveva essere recepita entro il 18 febbraio 2026.
- Scadenze: EPOC entro 10 giorni, oppure entro 8 ore in caso di emergenza. Conservazione dell'EPOC-PR per 60 giorni, prorogabile di 30 giorni.
- Sanzioni: fino al 2 % del fatturato annuo complessivo a livello mondiale (art. 15 del regolamento).
- Germania: secondo le stime del Ministero federale della Giustizia tedesco, le aziende interessate sarebbero circa 9.000.
- Punto di contatto: notificato all'autorità competente, che in Germania è il Bundesamt für Justiz.
Cosa prevede il regolamento sulle prove elettroniche?
Secondo la Commissione europea, oltre l’85 % delle indagini penali si basa su prove elettroniche. Gran parte di tali dati è conservata presso fornitori situati in un altro Stato membro o al di fuori dell’UE. La tradizionale assistenza giudiziaria reciproca richiedeva spesso troppo tempo.
Il Regolamento sulle prove elettroniche consente a un’autorità giudiziaria di uno Stato membro di rivolgersi direttamente a un fornitore di servizi situato in un altro Stato membro. Il fornitore è tenuto a conservare o a produrre i dati richiesti entro termini prestabiliti. Il documento di accompagnamento Direttiva impone a ogni fornitore di indicare un destinatario per tali ordini.
In Germania, il decreto attuativo (EBewMG) è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale federale il 12 marzo 2026. Entrerà in vigore in più fasi. Per un'introduzione in linguaggio semplice, consulta la nostra guida Che cos’è l’e-Evidence?
Chi rientra nell'ambito di applicazione della normativa in materia di prove elettroniche?
Le norme si applicano ai fornitori che offrono i seguenti servizi nell'UE:
- Servizi di comunicazione elettronica, come la telefonia, la messaggistica e l'accesso a Internet
- Servizi di numerazione IP e nomi di dominio Internet, come l'assegnazione degli indirizzi IP e i servizi relativi ai nomi di dominio
- Altri servizi della società dell'informazione che consentono agli utenti di comunicare o archiviare dati, come i social network, i mercati online e i servizi cloud
Il regolamento si applica anche alle società con sede al di fuori dell’UE, qualora queste offrano servizi nell’Unione. La localizzazione dei dati o la sede della società non modificano tale applicazione.
Quali ordini e quali categorie di dati sono interessati?
Le autorità emittenti utilizzano due certificati. Il Certificato europeo di ordine di produzione (EPOC) richiede i dati. Il Certificato europeo di ordine di conservazione (EPOC-PR) richiede che i dati vengano conservati in vista di una successiva richiesta di produzione.
| EPOC (produzione) | EPOC-PR (conservazione) | |
|---|---|---|
| Scopo | Trasferire i dati esistenti | Conservare i dati per una richiesta successiva |
| Scadenza standard | 10 giorni | Conservare per 60 giorni |
| Emergenza o proroga | 8 ore in caso di emergenza | Prorogabile di 30 giorni |
| Categorie di dati | Dati relativi agli abbonati, all'identificazione, al traffico e ai contenuti | Dati relativi agli abbonati, all'identificazione, al traffico e ai contenuti |
| Sanzioni in caso di violazioni | Fino a 2 % di fatturato annuo a livello mondiale | Fino a 2 % di fatturato annuo a livello mondiale |
Il regolamento distingue quattro categorie di dati:
- Dati dell'abbonato, quali nome, indirizzo e dettagli del contratto
- Dati richiesti esclusivamente per identificare l'utente, quali indirizzi IP e identificatori correlati
- Dati sul traffico, quali l'ora, la durata e i punti finali di una comunicazione
- Dati sul contenuto, come messaggi, file e altri contenuti archiviati
Chi è il referente per le richieste relative alle prove elettroniche?
I fornitori con sede nell'UE indicano un stabilimento designato. I prestatori di servizi che non dispongono di una sede nell’UE nominano un rappresentante legale in uno Stato membro partecipante. Entrambe devono essere notificate all’autorità competente, che in Germania è il Bundesamt für Justiz.
Il destinatario deve essere in grado di ricevere e dare esecuzione agli ordini in qualsiasi momento. ICS può agire in qualità di rappresentante legale per i fornitori extra-UE e assiste i fornitori dell’UE nella gestione della loro sede designata. Rappresentante legale e servizio di stabilimento designato
In che modo ICS garantisce la conformità in materia di prove elettroniche
01
Elaborazione automatizzata degli ordini
Gli ordini EPOC ed EPOC-PR in arrivo vengono registrati, verificati e smistati automaticamente. Le scadenze vengono monitorate a partire dal momento della ricezione. Per saperne di più
02
Assistenza in materia di rappresentanza legale
ICS funge da rappresentante legale per i fornitori extra-UE e assiste i fornitori dell'UE nella costituzione della loro sede designata. Per saperne di più
03
Scambio sicuro
Gli ordini e le risposte vengono scambiati tramite il sistema informatico decentralizzato basato su e-CODEX e, ove del caso, altri canali nazionali sicuri.
04
Tracciabilità completa e reportistica
Ogni operazione, decisione e trasferimento di dati viene registrato. I rapporti supportano il controllo interno, le richieste delle autorità e gli obblighi di trasparenza.
05
Architettura condivisa di LI e ritenzione
La piattaforma condivide la propria architettura con lo stack ICS dedicato all'intercettazione legale e alla conservazione dei dati. Le fonti dei dati e i controlli di sicurezza vengono riutilizzati. Per saperne di più
06
Operazioni gestite
ICS è in grado di svolgere operazioni relative alle prove elettroniche 24 ore su 24, come estensione della propria Operazioni LI gestite.
Quali problemi risolve la conformità in materia di prove elettroniche?
Le prove elettroniche trasformano le richieste legali occasionali in un processo operativo in cui il tempo è un fattore critico. ICS affronta quattro sfide ricorrenti:
- Flussi di lavoro quasi in tempo reale: una scadenza di emergenza di 8 ore non lascia spazio a passaggi di consegne manuali.
- Disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7: gli ordini possono arrivare di notte, nei fine settimana e nei giorni festivi.
- Integrazione sicura: l'estrazione deve raggiungere il CRM, i registri e i sistemi di archiviazione senza creare nuovi varchi di attacco.
- Bilancio relativo al GDPR: i fornitori devono specificare esattamente cosa richiede un ordine e documentarne le ragioni. La minimizzazione dei dati rimane parte integrante di ogni risposta.
Come vengono gestiti i provvedimenti relativi alle prove elettroniche?
1
Ricevi
L'ordine perviene tramite il sistema informatico decentralizzato o un canale nazionale e viene registrato con la relativa scadenza.
2
Convalida
Vengono verificati i requisiti formali, l'autorità emittente e la giurisdizione.
3
Valutare
I casi complessi vengono inoltrati al vostro team legale o di conformità affinché prenda una decisione.
4
Estratto
Le categorie di dati richieste vengono raccolte dai sistemi competenti.
5
Consegna
La risposta viene esaminata e restituita tramite il canale sicuro.
6
Documento
Ogni operazione viene registrata nella traccia di controllo per essere successivamente esaminata.
Soluzioni di e-Evidence per la tua organizzazione
01
Operatori di telecomunicazioni
Realizzato sulla base della vostra attuale architettura LI, con estrazione automatizzata dai sistemi di rete e di fatturazione. Prove elettroniche per le società di telecomunicazioni
02
Imprese e grandi piattaforme
Flussi di lavoro basati sulle API, approvazioni basate sui ruoli ed elaborazione di grandi volumi per un numero elevato di ordini. Prove digitali per le imprese
03
Fornitori extra-UE
Un punto di contatto dell'UE che riceve e convalida gli ordini per conto vostro. Servizio di rappresentanza legale
04
Acquirenti della piattaforma
Una piattaforma pronta all'uso per la gestione degli ordini, l'estrazione dei dati e la verifica. Piattaforma di conformità e-Evidence
Perché ICS
01
Oltre 20 anni di esperienza
Da oltre due decenni ICS si occupa di intercettazioni legali e divulgazione di dati per conto di operatori e autorità.
02
Collaudato in contesti regolamentati
ICS dispone di numerose certificazioni rilasciate dalla BNetzA per soluzioni di intercettazione. Il nostro personale è in possesso di un nulla osta di sicurezza rilasciato dal Ministero federale dell’Interno tedesco.
03
Un unico fascicolo per tutti gli obblighi di informativa
L’intercettazione legale, la conservazione dei dati e le prove elettroniche si basano su un’architettura condivisa. Ciò significa un unico insieme di integrazioni e un unico approccio di audit.
04
Con sede nell'UE
ICS ha sede a Colonia, in Germania, all’interno di uno Stato membro partecipante. Ciò la rende un punto di contatto pratico nell’UE per i fornitori extra-UE.
Domande frequenti
Quando si applica il regolamento sulle prove elettroniche?
Il regolamento (UE) 2023/1543 è in vigore dal 18 agosto 2026. È stato adottato il 12 luglio 2023 insieme alla direttiva (UE) 2023/1544. Gli Stati membri dovevano recepire la direttiva entro il 18 febbraio 2026. In Germania, l’atto di attuazione (EBewMG) è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale federale il 12 marzo 2026 ed entra in vigore in più fasi. I fornitori interessati devono essere in grado di gestire gli ordini già da ora.
Quali aziende devono garantire la conformità in materia di prove elettroniche?
Rientrano nell’ambito di applicazione i fornitori di servizi di comunicazione elettronica, di servizi relativi ai nomi di dominio e alla numerazione IP, nonché di altri servizi della società dell’informazione che consentono la comunicazione o l’archiviazione. Tra gli esempi figurano gli operatori di telecomunicazioni, i social network, i mercati online e i fornitori di servizi cloud. Sono interessate anche le imprese al di fuori dell’UE, qualora offrano servizi nell’Unione. Il Ministero federale tedesco della Giustizia stima che in Germania siano interessate circa 9.000 aziende.
Entro quanto tempo un fornitore deve rispondere a un EPOC?
Un fornitore deve trasmettere i dati richiesti entro 10 giorni dal ricevimento di un certificato di ordine di produzione europeo. In caso di emergenza, il termine è di 8 ore. In caso di certificato europeo di ordine di conservazione, il fornitore deve conservare i dati per 60 giorni. L’autorità emittente può prorogare tale periodo di 30 giorni. Tali scadenze richiedono una disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e un flusso di lavoro documentato.
Quali sono le sanzioni in caso di non conformità?
Gli Stati membri stabiliscono le sanzioni applicabili in caso di violazione del regolamento. Ai sensi dell’articolo 15, le sanzioni pecuniarie possono arrivare fino al 2 % del fatturato annuo totale a livello mondiale del fornitore nell’esercizio finanziario precedente. Le sanzioni devono essere efficaci, proporzionate e dissuasive. È quindi importante disporre di un processo documentato e verificabile, che mostri alle autorità come ogni ordine sia stato ricevuto, valutato e evaso.
Qual è la differenza tra uno stabilimento designato e un rappresentante legale?
Entrambi sono destinatari degli ordini relativi alle prove elettroniche. Un fornitore stabilito nell’UE designa una delle proprie sedi come sede designata. Un fornitore privo di una sede nell’UE nomina un rappresentante legale in uno Stato membro partecipante. In entrambi i casi, il punto di contatto deve essere comunicato all’autorità competente. In Germania, tale autorità è il Bundesamt für Justiz.
Come vengono trasmessi i provvedimenti relativi alle prove elettroniche?
Gli ordini e le risposte vengono scambiati tramite un sistema informatico decentralizzato basato su e-CODEX. Esso collega le autorità competenti e i fornitori attraverso punti di accesso interoperabili. Ove applicabile, è possibile utilizzare anche altri canali nazionali sicuri. La piattaforma di conformità delle prove digitali ICS supporta entrambe le modalità. Registra ogni ordine in entrata, ne monitora la scadenza e registra ogni risposta nella traccia di audit.
Il vostro processo di gestione delle prove elettroniche è pronto per il prossimo ordine?
Il regolamento è già in vigore. Esaminiamo la vostra configurazione attuale e vi illustriamo come dovrebbe essere un flusso di lavoro conforme e verificabile per i vostri servizi.