E-EVIDENCE FÜR UNTERNEHMEN
E-Evidence für Unternehmen und große Plattformen
Große Plattformen können jährlich Tausende von Anordnungen zur Übermittlung elektronischer Beweismittel erhalten. ICS vereint Workflows für mehrere Teams, API-Integration und Datenextraktion in einer nachprüfbaren Plattform.
„e-Evidence for enterprises“ ist das Betriebsmodell, mit dem große Plattformen und Telekommunikationskonzerne europäische Produktions- und Aufbewahrungsanordnungen in großem Maßstab bearbeiten. Es verbindet die rechtliche Prüfung, die Compliance-Freigabe und die Datenextraktion in einem nachvollziehbaren Arbeitsablauf. Die Verordnung (EU) 2023/1543, die die entsprechenden Vorschriften festlegt, gilt seit dem 18. August 2026.
Wichtige Fakten
- Zielgruppe: sehr große Plattformen, Telekommunikationskonzerne, Hyperscale-Cloud-Anbieter und europaweit tätige Betreiber.
- Umfang: Dienste mit mehreren zehn Millionen Nutzern können jährlich Tausende von Bestellungen erhalten.
- Fristen: EPOC innerhalb von 10 Tagen, in Notfällen innerhalb von 8 Stunden. Aufbewahrung von EPOC-PR für 60 Tage, verlängerbar um 30 Tage.
- Integration: REST-API mit bidirektionaler Synchronisierung mit ServiceNow, Jira und Tools für das Fallmanagement.
- Plattformen außerhalb der EU: Sie benötigen einen Rechtsvertreter in einem teilnehmenden Mitgliedstaat.
- Strafen: bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Warum benötigen große Plattformen E-Evidence für Unternehmen?
Sehr große Plattformen, Telekommunikationskonzerne, Hyperscale-Cloud-Anbieter und europaweit tätige Betreiber bedienen mehrere zehn Millionen Nutzer. Bei dieser Größenordnung kann ein Anbieter jährlich Tausende von Anordnungen von Behörden aus der gesamten EU erhalten.
Jede Anordnung hat eine feste Frist: 10 Tage für eine europäische Produktionsanordnung (EPOC) und 8 Stunden in dringenden Fällen. Ein europäisches Aufbewahrungsbescheinigungszertifikat (EPOC-PR) schreibt vor, dass Daten 60 Tage lang aufbewahrt werden müssen, wobei diese Frist um 30 Tage verlängert werden kann. Die Nichteinhaltung der Fristen kann zu Strafen von bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
Das Volumen ist nur ein Teil der Herausforderung. Bei Aufträgen sind mehrere Teams, mehrere Zuständigkeitsbereiche und mehrere Datensysteme beteiligt. „e-Evidence for Enterprises“ führt diese Komponenten in einem kontrollierten Prozess zusammen. Grundlagen finden Sie unter Was sind elektronische Beweismittel?
E-Evidence für Unternehmen: Kernkompetenzen
01
Workflow für mehrere Teams
Rollenbasierte Zugriffskontrolle, mehrstufige Genehmigungsverfahren und Team-Dashboards. Die Abteilungen für Rechtsangelegenheiten, Compliance und Data Engineering sehen jeweils nur das, was sie benötigen – mit einem lückenlosen Prüfpfad.
02
API-orientierte Integration
Eine bidirektionale REST-API verbindet die Plattform mit ServiceNow, Jira und Tools für das Fallmanagement. Mehr erfahren
03
Massenverarbeitung
Aufträge werden nach Datenkategorie, Dringlichkeit und Zuständigkeitsbereich priorisiert. Durch Massenverarbeitung und Dashboards lassen sich große Warteschlangen unter Kontrolle halten.
04
Workflow und Extraktion in einem
Der Workflow und das Backend für die Datenextraktion laufen auf einer einzigen, nachprüfbaren Plattform. Es gibt keine Lücke zwischen der Entscheidung und den bereitgestellten Daten.
05
Rechtsvertreter als Dienstleistung
Plattformen außerhalb der EU erhalten eine registrierte Kontaktstelle in der EU, die Bestellungen entgegennimmt und überprüft. Mehr erfahren
06
Stärkung von Vertrauen und Sicherheit
Mitarbeiter mit ICS-Sicherheitsfreigabe können die Überprüfung in erster Instanz übernehmen und komplexe Fälle an Ihr Team weiterleiten.
Wie durchläuft ein Auftrag die Plattform?
1
Aufnahme
Der Auftrag geht über den sicheren Kommunikationskanal ein und wird mit seiner Frist registriert.
2
Erstprüfung
ICS bzw. Ihr Team überprüft die ausstellende Behörde, kontrolliert die Zuständigkeit und bestätigt die formalen Anforderungen.
3
Priorisierung
Die Reihenfolge richtet sich nach Datenkategorie, Dringlichkeit und Zuständigkeit.
4
Genehmigung
Die für Rechts- und Compliance-Prüfungen zuständigen Mitarbeiter erteilen in festgelegten Phasen entsprechend ihrer jeweiligen Rolle ihre Freigabe.
5
Gewinnung
Das Backend ruft genau die angeforderten Daten aus Ihren Systemen ab.
6
Übertragung und Synchronisierung
Die Antwort wird gesendet, und Statusmeldungen, Einwände und Bestätigungen werden an Ihr Ticket-System zurückgemeldet.
Wie lässt sich die API mit Ihren bestehenden Tools verknüpfen?
Große Plattformen führen bereits rechtliche sowie vertrauens- und sicherheitsbezogene Aufgaben in Ticket- oder Fallmanagementsystemen durch. Die ICS-Plattform fügt sich in diese Struktur ein, anstatt sie zu ersetzen.
- Eingehend: Neue Aufträge werden als Tickets an ServiceNow, Jira oder Ihr Fallmanagement-Tool weitergeleitet.
- Ausgehend: Statusänderungen, Einwände und Bestätigungen werden an die Plattform zurückgemeldet.
- Bidirektional: Beide Seiten bleiben über die REST-API synchron.
- Kontrolliert: Die rollenbasierte Zugriffskontrolle legt fest, wer Daten einsehen, genehmigen oder freigeben darf.
Das Ergebnis ist eine einzige zuverlässige Datenquelle für jeden Auftrag mit einem lückenlosen Prüfpfad über alle Teams hinweg.
Selbst entwickeln oder kaufen: Welcher Ansatz eignet sich für E-Evidence in Unternehmen?
Viele Plattformen ziehen zunächst eine Eigenentwicklung in Betracht. In der Tabelle werden beide Optionen hinsichtlich der Punkte verglichen, die in der Praxis am wichtigsten sind.
| Kriterium | Eigenentwicklung | ICS-Plattform |
|---|---|---|
| Zeit für die Bereitstellung | Hängt von den internen Kapazitäten und Prioritäten ab | Eine fertige Plattform, die auf dem ICS LI und dem Disclosure-Stack basiert und in der Regel schneller bereitgestellt werden kann als eine selbst entwickelte Lösung |
| Arbeitsablauf und Extraktion | Oftmals separate Tools, die eine eigene Integration erfordern | Workflow und Backend für die Datenextraktion in einer nachprüfbaren Plattform |
| Änderungen der Rechtsvorschriften | Von Ihrem eigenen Team begleitet und umgesetzt | Von ICS als Teil der Plattform erfasst |
| Prüfpfad | Muss intern entwickelt und gepflegt werden | Bei jeder Bestellung und jeder Entscheidung berücksichtigt |
| Rund-um-die-Uhr-Betreuung | Erfordert eigenes Bereitschaftspersonal | Kann von Mitarbeitern mit Sicherheitsfreigabe der Stufe ICS unterstützt werden |
| EU-Anlaufstelle | Muss separat organisiert werden | Vertretung durch einen Rechtsvertreter möglich |
Rechtsvertreter als Dienstleistung für Plattformen außerhalb der EU
Plattformen ohne Niederlassung in der EU müssen einen gesetzlichen Vertreter in einem teilnehmenden Mitgliedstaat benennen. ICS kann diese Rolle übernehmen und stellt eine registrierte EU-Kontaktstelle zur Verfügung.
ICS nimmt Bestellungen entgegen, prüft diese und führt eine erste rechtliche Bewertung durch. Komplexe Fälle werden an Ihr Rechts- oder Trust-and-Safety-Team weitergeleitet. Rechtsvertreter und benannte Stelle
Wie funktioniert die personelle Verstärkung des Teams für Vertrauen und Sicherheit?
Sicherheitsüberprüfte ICS-Mitarbeiter können als Erweiterung Ihres Vertrauens- und Sicherheitsteams fungieren. Sie übernehmen die Erstprüfung eingehender Bestellungen.
Zu ihren Aufgaben gehören die Überprüfung der ausstellenden Behörde, die Prüfung der Zuständigkeit und die Einleitung der standardmäßigen Datenextraktion. Komplexe oder sensible Fälle werden an Ihre internen Experten weitergeleitet. Ihr Team behält die Kontrolle über jede Entscheidung, die eine rechtliche Beurteilung erfordert.
Warum ICS?
01
Mehr als 20 Jahre Erfahrung im Bereich der Offenlegung
ICS ist seit mehr als zwei Jahrzehnten in den Bereichen rechtmäßige Überwachung und Datenoffenlegung tätig.
02
Mitarbeiter mit Sicherheitsfreigabe
Unser Team verfügt über eine Sicherheitsüberprüfung durch das Bundesministerium des Innern und ist zum Umgang mit Verschlusssachen berechtigt.
03
Ein Stapel für alle Aufgaben
Die Plattform basiert auf derselben Architektur wie der ICS-Stack für die rechtmäßige Überwachung und Vorratsdatenspeicherung.
04
Partner mit Sitz in der EU
ICS hat seinen Sitz in Köln, was das Unternehmen zu einer praktischen Anlaufstelle in der EU für Plattformen aus Nicht-EU-Ländern macht.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter „e-Evidence“ für Unternehmen?
„e-Evidence for enterprises“ ist ein Betriebsmodell für große Plattformen, die zahlreiche europäische Anordnungen zur Datenerstellung und -aufbewahrung erhalten. Es vereint Workflows mit mehreren Teams, API-Integration, Datenextraktion und einen Prüfpfad auf einer einzigen Plattform. ICS stellt es für sehr große Plattformen, Telekommunikationskonzerne, Hyperscale-Cloud-Anbieter und europaweit tätige Betreiber bereit. Die dieser Anordnungen zugrunde liegende Verordnung gilt seit dem 18. August 2026.
Mit wie vielen Bestellungen kann eine große Plattform rechnen?
Es gibt keine festgelegte Zahl, da das Volumen vom jeweiligen Dienst, der Nutzerbasis und der Art der gespeicherten Daten abhängt. Plattformen mit mehreren zehn Millionen Nutzern können jährlich Tausende von Aufträgen erhalten. Jeder Auftrag hat eine eigene Frist von 10 Tagen, in dringenden Fällen von 8 Stunden. Diese Kombination macht eine manuelle Bearbeitung riskant und erfordert eine klare Priorisierung.
Kann die Plattform eine Verbindung zu ServiceNow oder Jira herstellen?
Ja. Die ICS-Plattform ist API-orientiert und bietet eine bidirektionale REST-API. Neue Aufträge können als Tickets an ServiceNow, Jira oder andere Fallmanagement-Tools weitergeleitet werden. Statusaktualisierungen, Einwände und Bestätigungen werden an die Plattform zurückgemeldet. Ihre Teams arbeiten weiterhin mit den ihnen vertrauten Tools, während die Plattform den vollständigen Prüfpfad und die Fristen verwaltet.
Sollen wir unsere eigene E-Evidence-Lösung entwickeln oder eine kaufen?
Eine Eigenentwicklung bietet volle Kontrolle, erfordert jedoch, dass Ihr Team Workflows, die Datenextraktion, den Prüfpfad und regulatorische Aktualisierungen konzipiert. ICS bietet eine fertige Plattform, die auf seinem LI- und Offenlegungs-Stack basiert. Die Bereitstellung erfolgt in der Regel schneller als bei einer Eigenentwicklung. Zudem vereint sie Workflow und Backend für die Datenextraktion in einer einzigen, überprüfbaren Plattform.
Kann ICS als unser gesetzlicher Vertreter fungieren?
Ja, für Plattformen ohne Niederlassung in der EU. ICS stellt eine registrierte EU-Kontaktstelle in einem teilnehmenden Mitgliedstaat zur Verfügung. Der Service umfasst die Entgegennahme und Überprüfung von Bestellungen sowie eine erste rechtliche Beurteilung. Komplexe Fälle werden an Ihre Rechtsabteilung oder Ihr „Trust and Safety“-Team weitergeleitet. Ihr Unternehmen bleibt für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich, und sowohl Sie als auch Ihr gesetzlicher Vertreter können haftbar gemacht werden.
Was umfasst die Stärkung von Vertrauen und Sicherheit?
Sicherheitsüberprüfte ICS-Mitarbeiter führen die Erstprüfung eingehender Aufträge durch. Sie überprüfen die ausstellende Behörde, kontrollieren die Zuständigkeit und leiten die standardmäßige Datenextraktion ein. Fälle, die eine rechtliche Beurteilung erfordern oder ungewöhnliche Anfragen beinhalten, werden an Ihr internes Team weitergeleitet. So haben Ihre Experten mehr Zeit für komplexe Entscheidungen, während Routineaufträge weiterhin fristgerecht bearbeitet werden.
E-Evidence ausweiten, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Rechts-, Compliance- und Technik-Teams in einem nachprüfbaren e-Evidence-Workflow zusammenarbeiten können.