POINT DE CONTACT DE L'UE
Représentant légal du service de preuves électroniques et soutien aux organismes désignés
Tout prestataire proposant des services dans l'UE doit disposer d'un destinataire pour les ordonnances relatives aux preuves électroniques. ICS agit en tant que représentant légal des prestataires non européens et aide les prestataires européens à gérer leur établissement désigné.
Un service de preuve électronique (e-Evidence) agissant en tant que représentant légal est un tiers qui reçoit les ordonnances européennes de production et de conservation au nom d'un prestataire non européen. La directive (UE) 2023/1544 exige que ce destinataire soit situé dans un État membre participant. Les prestataires établis dans l'UE désignent plutôt l'un de leurs propres établissements, appelé « établissement désigné ».
Chiffres clés
- Base juridique: La directive (UE) 2023/1544 impose aux prestataires proposant des services dans l'UE de disposer d'une adresse de contact.
- Prestataires hors UE: désigner un représentant légal dans un État membre participant.
- Prestataires de l'UE: désigner un établissement comme destinataire.
- Notification: le destinataire est notifié à l'autorité compétente, en l'occurrence, en Allemagne, le Bundesamt für Justiz.
- Responsabilité: tant le fournisseur que le destinataire peuvent être tenus pour responsables.
- Calendrier: le règlement (UE) 2023/1543 relatif aux preuves électroniques est applicable depuis le 18 août 2026.
Quelle est la différence entre un représentant légal et un établissement désigné ?
Ces deux rôles ont la même finalité. Ils fournissent aux autorités une adresse européenne fiable pour les certificats européens d’ordonnance de production (EPOC) et les certificats européens d’ordonnance de conservation (EPOC-PR). La différence réside dans le lieu d’établissement du prestataire.
| Aspect | Établissement agréé | Représentant légal |
|---|---|---|
| À qui ça sert-il ? | Prestataires établis dans l'UE | Prestataires non établis dans l'UE |
| De quoi s'agit-il ? | L'un des établissements de ce prestataire situés dans l'Union européenne | Une personne physique ou morale désignée par le prestataire |
| Lieu | Un État membre participant | Un État membre participant |
| Notification | À l'autorité compétente de cet État membre | À l'autorité compétente de cet État membre |
| Autorité en Allemagne | Bundesamt für Justiz (Office fédéral de la justice) | Bundesamt für Justiz (Office fédéral de la justice) |
| Responsabilité | Le prestataire et le destinataire peuvent être tenus pour responsables | Le prestataire et le destinataire peuvent être tenus pour responsables |
| Rôle ICS | Assistance à la mise en place et au fonctionnement | Agir en tant que représentant légal |
Pour consulter le texte juridique dans son intégralité, voir Directive (UE) 2023/1544 sur EUR-Lex.
Quelles doivent être les capacités d'un destinataire d'une preuve électronique ?
La directive définit des exigences claires pour chaque destinataire. Un établissement désigné ou un représentant légal doit :
- être notifiée à l'autorité compétente, avec indication de ses coordonnées
- recevoir à tout moment des ordres des autorités
- se conformer à ces consignes et veiller à leur application au sein de l'organisation du prestataire
- disposer des pouvoirs et des ressources nécessaires pour coopérer avec les autorités
Un service de conservation des preuves numériques destiné aux représentants légaux doit répondre à tous ces critères. Une simple boîte aux lettres ne suffit pas, car le délai d’urgence de 8 heures ne laisse aucune marge de manœuvre.
À qui s'adresse le service de preuve numérique avec représentant légal ?
Tout prestataire ne disposant pas d'un établissement dans l'Union européenne et proposant des services au sein de celle-ci doit désigner un représentant légal.
01
Fournisseurs de SaaS hors UE
Les fournisseurs de logiciels et de solutions de collaboration qui permettent aux utilisateurs de l'UE de communiquer ou de stocker des données. Plateformes SaaS et cloud
02
Fournisseurs mondiaux de services cloud
Fournisseurs de services cloud et d'hébergement dont le siège social est situé en dehors de l'UE et qui comptent des clients au sein de l'Union.
03
Opérateurs télécoms hors UE
Les opérateurs de téléphonie mobile virtuels (MVNO) et les opérateurs de transit qui fournissent des services à des clients de l'UE sans être établis dans l'Union européenne. Preuves électroniques pour les opérateurs de télécommunications
04
Marchés internationaux
Les places de marché et plateformes en ligne qui permettent la communication entre les utilisateurs et les vendeurs de l'Union européenne.
Et si vous êtes établi dans l'UE ?
Les prestataires établis dans l'UE désignent l'un de leurs propres établissements. Ils n'ont pas besoin d'un service de preuve électronique agissant en tant que représentant légal, mais ils sont soumis aux mêmes exigences opérationnelles. Beaucoup d'entre eux ne disposent pas des ressources internes nécessaires pour assurer le fonctionnement de leur établissement 24 heures sur 24. ICS aide ces entreprises à mettre en place et à gérer ce service.
L'assistance couvre la notification, la réception des commandes, la validation initiale et la documentation. Votre établissement désigné reste au sein de votre organisation, tandis que ICS se charge de la charge opérationnelle. Aperçu de la conformité en matière de preuves électroniques
Ce que ICS vous offre en tant que point de contact au sein de l'UE
01
Notification et enregistrement
ICS prend en charge la notification à l'autorité compétente et met à jour l'enregistrement en cas de modification des informations.
02
Réception des commandes 24 h/24, 7 j/7
Les commandes EPOC et EPOC-PR sont reçues 24 heures sur 24 via le système informatique décentralisé et les canaux nationaux.
03
Validation initiale
Chaque ordonnance fait l'objet d'une vérification quant à sa compétence et au respect des formalités avant d'être traitée.
04
Routage sécurisé
Les commandes validées sont transmises en toute sécurité à votre équipe juridique ou chargée de la conformité, accompagnées des délais à respecter.
05
Coordination entre les autorités et objections
ICS assure la coordination avec les autorités et vous apporte son soutien si vous formulez une objection ou invoquez des motifs de refus.
06
Documentation et piste d'audit
Chaque commande, chaque chèque et chaque échange est consigné, ce qui vous permet de montrer comment chaque dossier a été traité.
Comment fonctionne le service « e-Evidence » destiné aux représentants légaux ?
1
Définition du périmètre
Nous déterminons où vous êtes établi, quels services vous proposez au sein de l'UE et quel destinataire vous souhaitez atteindre.
2
Nomination et notification
ICS est désigné ou votre établissement est créé, et l'autorité compétente en est informée.
3
Intégration
Nous convenons avec votre équipe juridique et de conformité des procédures de traitement, des interlocuteurs et des voies de recours.
4
Réception et validation
Les commandes sont réceptionnées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et font l'objet d'une vérification quant à leur juridiction et au respect des exigences formelles.
5
Décision et réponse
Votre équipe se prononce sur les cas complexes, et la réponse est transmise via le canal sécurisé.
6
Documentation
Chaque étape est consignée dans la piste d'audit à des fins de contrôle par les autorités et d'examen interne.
Comment ce service se connecte-t-il à la plateforme e-Evidence ?
Le service peut fonctionner de manière autonome ou en association avec le ICS Plate-forme de conformité e-Evidence. Ensemble, ils constituent un pipeline de bout en bout, de la réception de la commande à la livraison des données.
- Accueil: les commandes parviennent au point de contact ICS.
- Flux de travail: la plateforme assure le suivi des échéances, des validations et des objections.
- Extraction: les données sont collectées à partir de vos systèmes selon les catégories demandées.
- Audit: une piste d'audit couvre l'ensemble du processus.
Cela évite les transferts entre différents outils et permet de garantir la traçabilité de chaque décision.
Qui reste responsable du respect des règles ?
Le prestataire reste responsable du respect de la réglementation, même lorsque ICS agit en tant que destinataire. Tant le prestataire que son établissement désigné ou son représentant légal peuvent être tenus pour responsables. En vertu du règlement, les sanctions peuvent atteindre jusqu'à 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial total.
Pourquoi ICS ?
01
Basée en Allemagne
ICS est implantée à Cologne, dans un État membre participant. Les commandes peuvent nous être adressées depuis l'Union européenne.
02
Plus de 20 ans d'expérience
Depuis plus de deux décennies, ICS collabore avec les opérateurs, les forces de l'ordre et les autorités de régulation.
03
Personnel ayant obtenu une habilitation de sécurité
Notre équipe dispose d'une habilitation de sécurité délivrée par le ministère fédéral allemand de l'Intérieur et est autorisée à traiter des informations classifiées.
04
Du point de contact à la transmission des données
Notre service de preuves numériques, géré par un représentant légal, est directement relié à la plateforme de conformité en matière de preuves numériques ICS ainsi qu’à l’ensemble de la solution de divulgation ICS.
Questions fréquemment posées
Qui a besoin d'un représentant légal pour les preuves électroniques ?
Les prestataires qui proposent des services dans l'UE sans y être établis doivent désigner un représentant légal. Il s'agit notamment des fournisseurs de SaaS non européens, des fournisseurs mondiaux de services cloud, des places de marché internationales et des opérateurs de télécommunications non européens, tels que les MVNO et les opérateurs de transit. Le représentant légal doit être établi dans un État membre participant. Sa désignation doit également être notifiée à l'autorité compétente, qui est, en Allemagne, le Bundesamt für Justiz.
Qu'est-ce qu'un établissement agréé ?
Un «établissement désigné» est le destinataire qu’un prestataire établi dans l’UE désigne pour les ordonnances relatives aux preuves électroniques. Il s’agit de l’un des établissements propres au prestataire, situé dans un État membre participant. À l’instar d’un représentant légal, il doit être notifié à l’autorité compétente et être en mesure de recevoir les ordonnances et d’y donner suite. ICS aide les prestataires de l’UE à le mettre en place et à le gérer lorsque leurs ressources internes sont limitées.
ICS peut-il agir en tant que notre représentant légal ?
Oui. ICS propose un service de représentation juridique en matière de preuves électroniques (e-Evidence) destiné aux prestataires non établis dans l’UE. ICS prend en charge la notification, reçoit les ordonnances EPOC et EPOC-PR 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et procède à une validation initiale. Les ordonnances validées sont transmises en toute sécurité à votre équipe juridique ou chargée de la conformité. ICS assure également la coordination avec les autorités et consigne chaque étape dans une piste d'audit.
Le prestataire reste-t-il responsable si ICS est le représentant légal ?
Oui. La désignation d’un représentant légal n’entraîne pas le transfert des obligations du prestataire. Ce dernier reste responsable du respect des règles relatives aux preuves électroniques. Tant le prestataire que son destinataire peuvent être tenus pour responsables. Les sanctions prévues par le règlement peuvent atteindre 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial total. Un acheminement clair, des décisions rapides et une documentation complète sont donc essentiels pour les deux parties.
À quelle adresse en Allemagne le destinataire doit-il recevoir la notification ?
En Allemagne, l’autorité compétente est le Bundesamt für Justiz (Office fédéral de la justice). Les prestataires doivent déclarer leur établissement désigné ou leur représentant légal, en indiquant leurs coordonnées, et tenir ces informations à jour. ICS prend en charge la déclaration initiale ainsi que les mises à jour ultérieures. Dans les autres États membres participants, la déclaration doit être adressée à l’autorité désignée par chaque État membre.
Comment les ordonnances sont-elles notifiées au représentant légal ?
Les ordonnances sont transmises via le système informatique décentralisé basé sur e-CODEX et, le cas échéant, par d’autres canaux nationaux sécurisés. ICS reçoit les ordonnances par ces deux voies 24 heures sur 24. Chaque demande est enregistrée, vérifiée au regard de la compétence juridictionnelle et des exigences formelles, puis transmise à votre équipe avec son délai d’exécution. Grâce à la plateforme de conformité e-Evidence, ce même processus se poursuit jusqu’à l’extraction et la remise des données.
Vous avez besoin d'un point de contact dans l'UE pour les demandes de preuves électroniques ?
Indiquez-nous où vous êtes établi et quels services vous proposez au sein de l'UE. Nous vous expliquerons quel destinataire choisir et comment ICS peut vous aider.