PUNTO DE CONTACTO DE LA UE
Representante legal del servicio de pruebas electrónicas y apoyo a los centros designados
Todos los proveedores que prestan servicios en la UE deben disponer de un destinatario para las órdenes de obtención de pruebas electrónicas. ICS actúa como representante legal de los proveedores no pertenecientes a la UE y ayuda a los proveedores de la UE a gestionar su establecimiento designado.
Un servicio de pruebas electrónicas con representante legal es un tercero que recibe órdenes europeas de presentación y conservación en nombre de un proveedor no perteneciente a la UE. La Directiva (UE) 2023/1544 exige que dicho destinatario se encuentre en un Estado miembro participante. Los proveedores establecidos en la UE designan, en su lugar, uno de sus propios establecimientos, el «establecimiento designado».
Datos clave
- Base jurídica: La Directiva (UE) 2023/1544 exige que los prestadores que ofrezcan servicios en la UE dispongan de un destinatario.
- Proveedores de fuera de la UE: designar a un representante legal en un Estado miembro participante.
- Proveedores de la UE: indicar un establecimiento como destinatario.
- Notificación: el destinatario es notificado a la autoridad competente, que en Alemania es la Bundesamt für Justiz.
- Responsabilidad civil: tanto el proveedor como el destinatario pueden ser considerados responsables.
- Calendario: El Reglamento (UE) 2023/1543 sobre pruebas electrónicas es aplicable desde el 18 de agosto de 2026.
¿Cuál es la diferencia entre un representante legal y un establecimiento designado?
Ambas figuras tienen la misma finalidad. Proporcionan a las autoridades una dirección fiable en la UE para los certificados de orden de producción europea (EPOC) y los certificados de orden de conservación europea (EPOC-PR). La diferencia radica en el lugar en el que está establecido el proveedor.
| Aspecto | Establecimiento designado | Representante legal |
|---|---|---|
| ¿Quién lo necesita? | Prestadores establecidos en la UE | Prestadores no establecidos en la UE |
| Qué es | Uno de los establecimientos que el propio prestador tiene en la UE | Una persona física o jurídica designada por el proveedor |
| Ubicación | Un Estado miembro participante | Un Estado miembro participante |
| Notificación | A la autoridad competente de dicho Estado miembro | A la autoridad competente de dicho Estado miembro |
| Autoridad en Alemania | Bundesamt für Justiz | Bundesamt für Justiz |
| Responsabilidad civil | Tanto el proveedor como el destinatario pueden ser considerados responsables | Tanto el proveedor como el destinatario pueden ser considerados responsables |
| Función ICS | Asistencia en la puesta en marcha y el funcionamiento | En calidad de representante legal |
Para consultar el texto jurídico completo, véase Directiva (UE) 2023/1544 en EUR-Lex.
¿Qué debe poder hacer el destinatario de una prueba electrónica?
La Directiva establece unas expectativas claras para cada destinatario. Un establecimiento designado o un representante legal debe:
- se comunique a la autoridad competente, incluyendo sus datos de contacto
- recibir órdenes de las autoridades en cualquier momento
- cumplir con dichas órdenes y velar por su cumplimiento dentro de la organización del proveedor
- disponer de las competencias y los recursos necesarios para cooperar con las autoridades
Un servicio de pruebas electrónicas con representación legal debe cumplir todos estos requisitos. Un buzón por sí solo no es suficiente, ya que el plazo de 8 horas para casos de emergencia no deja margen para retrasos.
¿Quién necesita un servicio de pruebas electrónicas con representación legal?
Cualquier prestador de servicios que no cuente con un establecimiento en la UE y que preste servicios en la Unión debe contar con un representante legal.
01
Proveedores de SaaS no pertenecientes a la UE
Proveedores de software y de servicios de colaboración que permiten a los usuarios de la UE comunicarse o almacenar datos. SaaS y plataformas en la nube
02
Proveedores globales de servicios en la nube
Proveedores de servicios en la nube y de alojamiento con sede fuera de la UE y con clientes en la Unión.
03
Empresas de telecomunicaciones de fuera de la UE
Operadores móviles virtuales (OMV) y operadores de tránsito que prestan servicio a clientes de la UE sin tener un establecimiento en la UE. Pruebas electrónicas para empresas de telecomunicaciones
04
Mercados internacionales
Mercados y plataformas en línea que facilitan la comunicación entre usuarios y vendedores de la UE.
¿Y si tienes tu sede en la UE?
Los proveedores establecidos en la UE designan uno de sus propios centros. No necesitan un servicio de pruebas electrónicas con representante legal, pero se enfrentan a las mismas exigencias operativas. Muchos carecen de los recursos internos necesarios para mantener su centro en funcionamiento las 24 horas del día. ICS ayuda a estas empresas a ponerlo en marcha y a gestionarlo.
El servicio de asistencia abarca la notificación, la recepción de pedidos, la validación inicial y la documentación. Su centro designado sigue formando parte de su organización, mientras que ICS se encarga de la carga operativa. Resumen sobre el cumplimiento de la normativa en materia de pruebas electrónicas
Qué te ofrece ICS como tu punto de contacto en la UE
01
Notificación y registro
ICS se encarga de notificar a la autoridad competente y mantiene el registro actualizado cuando se producen cambios en los datos.
02
Atención de pedidos las 24 horas del día, los 7 días de la semana
Los pedidos de EPOC y EPOC-PR se reciben las 24 horas del día a través del sistema informático descentralizado y de los canales nacionales.
03
Validación inicial
Cada orden se revisa para comprobar que cumple con los requisitos jurisdiccionales y formales antes de que siga su tramitación.
04
Enrutamiento seguro
Los pedidos validados se remiten de forma segura a tu equipo jurídico o de cumplimiento normativo, junto con los plazos correspondientes.
05
Coordinación entre autoridades y objeciones
ICS colabora con las autoridades y te presta apoyo si presentas una objeción o alegas motivos de denegación.
06
Documentación y registro de auditoría
Se registra cada pedido, cada comprobación y cada comunicación, para que puedas demostrar cómo se ha gestionado cada caso.
¿Cómo funciona el servicio de pruebas electrónicas del representante legal?
1
Definición del alcance
Aclaramos dónde tiene su sede, qué servicios ofrece en la UE y qué destinatario necesita.
2
Nombramiento y notificación
Se haya designado a ICS o se haya constituido su entidad, y se haya notificado a la autoridad competente.
3
Integración
Acordamos con vuestro equipo jurídico y de cumplimiento normativo las vías de tramitación, los contactos y los procedimientos de escalado.
4
Recepción y validación
Los pedidos que se reciben se tramitan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y se comprueba que cumplan con los requisitos jurisdiccionales y formales.
5
Decisión y respuesta
Tu equipo toma las decisiones sobre los casos complejos y la respuesta se envía a través del canal seguro.
6
Documentación
Cada paso queda registrado en el registro de auditoría para las autoridades y para su revisión interna.
¿Cómo se conecta el servicio a la plataforma e-Evidence?
El servicio puede ejecutarse de forma independiente o junto con el ICS Plataforma de conformidad e-Evidence. En conjunto, forman un proceso integral desde la recepción del pedido hasta la entrega de los datos.
- Recepción: los pedidos llegan al punto de contacto ICS.
- Flujo de trabajo: la plataforma realiza un seguimiento de los plazos, las aprobaciones y las objeciones.
- Extracción: los datos se recogen de sus sistemas según las categorías solicitadas.
- Auditoría: un único registro de auditoría abarca todo el proceso.
De este modo, se evitan los traspasos entre herramientas distintas y se garantiza la trazabilidad de todas las decisiones.
¿Quién sigue siendo responsable del cumplimiento?
El proveedor sigue siendo responsable del cumplimiento, incluso cuando ICS actúa como su destinatario. Tanto el proveedor como su establecimiento designado o su representante legal pueden ser considerados responsables. En virtud del Reglamento, las sanciones pueden alcanzar hasta 2 % del volumen de negocio anual total a nivel mundial.
¿Por qué ICS?
01
Con sede en Alemania
ICS tiene su sede en Colonia, en un Estado miembro participante. Los pedidos pueden enviarse a nuestra dirección dentro de la UE.
02
Más de 20 años de experiencia
ICS lleva más de dos décadas colaborando con operadores, fuerzas del orden y organismos reguladores.
03
Personal con autorización de seguridad
Nuestro equipo cuenta con la autorización de seguridad del Ministerio Federal del Interior de Alemania y está habilitado para manejar información clasificada.
04
Desde el punto de contacto hasta la entrega de los datos
Nuestro servicio de pruebas electrónicas con representación legal se conecta directamente a la plataforma de cumplimiento normativo de pruebas electrónicas de ICS y al conjunto más amplio de herramientas de divulgación de ICS.
Preguntas frecuentes
¿Quién necesita un representante legal para las pruebas electrónicas?
Los proveedores que prestan servicios en la UE pero no están establecidos en ella deben contar con un representante legal. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los proveedores de SaaS no pertenecientes a la UE, los proveedores globales de servicios en la nube, los mercados internacionales y las empresas de telecomunicaciones no pertenecientes a la UE, como los operadores móviles virtuales (OMV) y los operadores de tránsito. El representante legal debe estar ubicado en un Estado miembro participante. Además, debe notificarse a la autoridad competente, que en Alemania es la Bundesamt für Justiz.
¿Qué es un establecimiento designado?
Un «establecimiento designado» es el destinatario que un proveedor establecido en la UE designa para las órdenes de pruebas electrónicas. Se trata de uno de los propios establecimientos del proveedor en un Estado miembro participante. Al igual que un representante legal, debe estar registrado ante la autoridad competente y ser capaz de recibir órdenes y actuar en consecuencia. ICS ayuda a los proveedores de la UE a crearlo y gestionarlo cuando los recursos internos son limitados.
¿Puede ICS actuar como nuestro representante legal?
Sí. ICS ofrece un servicio de representación legal en materia de pruebas electrónicas para proveedores que no están establecidos en la UE. ICS se encarga de la notificación, recibe las órdenes EPOC y EPOC-PR las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y lleva a cabo una validación inicial. Las órdenes validadas se envían de forma segura a su equipo jurídico o de cumplimiento normativo. ICS también coordina con las autoridades y documenta cada paso en un registro de auditoría.
¿Sigue siendo responsable el proveedor si ICS es el representante legal?
Sí. El nombramiento de un representante legal no exime al proveedor de sus obligaciones. El proveedor sigue siendo responsable del cumplimiento de la normativa sobre pruebas electrónicas. Tanto el proveedor como el destinatario pueden ser considerados responsables. Las sanciones previstas en el Reglamento pueden alcanzar hasta el 2 % del volumen de negocio anual total a nivel mundial. Por lo tanto, es importante que haya una gestión clara, decisiones rápidas y una documentación completa por ambas partes.
¿En qué lugar de Alemania debe recibir la notificación el destinatario?
En Alemania, la autoridad competente es la Bundesamt für Justiz, la Oficina Federal de Justicia. Los prestadores deben notificar su establecimiento designado o su representante legal, incluyendo los datos de contacto, y mantener dicha información actualizada. ICS facilita la notificación inicial y las actualizaciones posteriores. En los demás Estados miembros participantes, la notificación se envía a la autoridad que cada Estado miembro haya designado.
¿Cómo se entregan las órdenes al representante legal?
Las órdenes se transmiten a través del sistema informático descentralizado basado en e-CODEX y, cuando procede, a través de otros canales nacionales seguros. ICS recibe órdenes por ambas vías las 24 horas del día. Cada orden se registra, se comprueba que cumpla con los requisitos jurisdiccionales y formales, y se remite a su equipo indicando su plazo de cumplimiento. Con la Plataforma de Cumplimiento de Pruebas Electrónicas, el mismo proceso continúa a lo largo de la extracción y la entrega.
¿Necesitas un punto de contacto en la UE para las órdenes de obtención de pruebas electrónicas?
Indícanos dónde tienes tu sede y qué servicios ofreces en la UE. Te explicaremos qué tipo de destinatario necesitas y cómo ICS puede ayudarte.