PUNTO DI CONTATTO DELL’UE
Rappresentante legale, servizio di prove digitali e assistenza agli organismi designati
Ogni fornitore che offre servizi nell’UE deve disporre di un destinatario per gli ordini relativi alle prove elettroniche. ICS funge da rappresentante legale per i fornitori extra-UE e aiuta i fornitori dell’UE a gestire la propria sede designata.
Un servizio di e-Evidence con rappresentante legale è un soggetto terzo che riceve gli ordini europei di produzione e conservazione per conto di un fornitore non UE. La direttiva (UE) 2023/1544 richiede che tale destinatario abbia sede in uno Stato membro partecipante. I fornitori stabiliti nell’UE indicano invece una delle proprie sedi, la cosiddetta “sede designata”.
Dati salienti
- Base giuridica: La direttiva (UE) 2023/1544 prevede che i prestatori che offrono servizi nell’UE dispongano di un destinatario.
- Fornitori extra-UE: nominare un rappresentante legale in uno Stato membro partecipante.
- Operatori dell'UE: indicare uno stabilimento come destinatario.
- Notifica: il destinatario viene notificato all'autorità competente, che in Germania è il Bundesamt für Justiz.
- Responsabilità: sia il mittente che il destinatario possono essere ritenuti responsabili.
- Tempistica: il regolamento (UE) 2023/1543 sulle prove elettroniche è in vigore dal 18 agosto 2026.
Qual è la differenza tra un rappresentante legale e una sede designata?
Entrambi i ruoli hanno lo stesso scopo. Forniscono alle autorità un indirizzo UE affidabile per i certificati di ordine di produzione europeo (EPOC) e i certificati di ordine di conservazione europeo (EPOC-PR). La differenza risiede nel luogo in cui il fornitore è stabilito.
| Aspetto | Stabilimento designato | Rappresentante legale |
|---|---|---|
| A chi serve? | Operatori con sede nell’UE | Operatori non stabiliti nell’UE |
| Che cos’è | Una delle sedi dell’operatore situate nell’UE | Una persona fisica o giuridica designata dal fornitore |
| Ubicazione | Uno Stato membro partecipante | Uno Stato membro partecipante |
| Notifica | All’autorità competente di tale Stato membro | All’autorità competente di tale Stato membro |
| Autorità in Germania | Bundesamt für Justiz | Bundesamt für Justiz |
| Responsabilità | Il mittente e il destinatario possono essere ritenuti responsabili | Il mittente e il destinatario possono essere ritenuti responsabili |
| Ruolo ICS | Assistenza all’installazione e al funzionamento | In qualità di rappresentante legale |
Per il testo integrale della norma, si veda Direttiva (UE) 2023/1544 su EUR-Lex.
Cosa deve essere in grado di fare il destinatario di una prova elettronica?
La direttiva stabilisce chiari obblighi per ciascun destinatario. Uno stabilimento designato o un rappresentante legale deve:
- essere comunicati all’autorità competente, compresi i relativi recapiti
- ricevere ordini dalle autorità in qualsiasi momento
- attenersi a tali disposizioni e garantirne l'applicazione all'interno dell'organizzazione del fornitore
- disporre dei poteri e delle risorse necessari per collaborare con le autorità
Un servizio di e-Evidence con rappresentanza legale deve soddisfare tutti questi requisiti. Una semplice casella di posta elettronica non è sufficiente, poiché il termine di 8 ore previsto per le emergenze non lascia spazio a ritardi.
Chi ha bisogno di un servizio di e-Evidence con rappresentante legale?
Qualsiasi prestatore di servizi che non disponga di una sede nell’Unione europea e che offra servizi all’interno dell’Unione deve disporre di un rappresentante legale.
01
Fornitori di SaaS non UE
Fornitori di software e servizi di collaborazione che consentono agli utenti dell’UE di comunicare o archiviare dati. Piattaforme SaaS e cloud
02
Fornitori globali di servizi cloud
Fornitori di servizi cloud e di hosting con sede al di fuori dell’UE e con clienti nell’Unione.
03
Operatori di telecomunicazioni extra-UE
Operatori di rete mobile virtuali (MVNO) e vettori di transito che forniscono servizi a clienti dell’UE senza avere una sede nell’Unione europea. Prove elettroniche per le società di telecomunicazioni
04
Mercati internazionali
Mercati online e piattaforme che consentono la comunicazione tra utenti e venditori dell'UE.
E se la tua sede fosse nell'UE?
I fornitori con sede nell’UE designano una delle proprie sedi. Non hanno bisogno di un rappresentante legale per il servizio di prove elettroniche, ma devono soddisfare gli stessi requisiti operativi. Molti non dispongono delle risorse interne necessarie per garantire il funzionamento della propria sede 24 ore su 24. ICS supporta queste aziende nella creazione e nella gestione della stessa.
L'assistenza comprende la notifica, la ricezione degli ordini, la convalida iniziale e la documentazione. La vostra sede designata rimane all'interno della vostra organizzazione, mentre ICS si occupa del carico operativo. Panoramica sulla conformità in materia di prove elettroniche
Cosa offre ICS come punto di contatto nell'UE
01
Notifica e registrazione
ICS provvede alla notifica all'autorità competente e mantiene aggiornata la registrazione in caso di modifiche dei dati.
02
Ricezione degli ordini 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Gli ordini EPOC ed EPOC-PR vengono ricevuti 24 ore su 24 tramite il sistema informatico decentralizzato e i canali nazionali.
03
Convalida iniziale
Ogni ordine viene verificato sotto il profilo della competenza giurisdizionale e dei requisiti formali prima di procedere.
04
Routing sicuro
Gli ordini convalidati vengono inoltrati in modo sicuro al vostro team legale o di conformità, con l'indicazione delle relative scadenze.
05
Coordinamento tra autorità e opposizioni
ICS collabora con le autorità e ti fornisce assistenza qualora tu presenti un ricorso o invochi motivi di rifiuto.
06
Documentazione e tracciabilità
Ogni ordine, controllo e comunicazione viene registrato, in modo da poter dimostrare come è stato gestito ogni singolo caso.
Come funziona il servizio di prove digitali per i rappresentanti legali?
1
Definizione dell'ambito
Chiariamo dove avete sede, quali servizi offrite nell’UE e di quale destinatario avete bisogno.
2
Nomina e notifica
Venga nominato il ICS o venga costituita la vostra struttura, e ne venga data comunicazione all’autorità competente.
3
Integrazione
Concordiamo con il vostro team legale e di compliance le procedure operative, i referenti e i percorsi di escalation.
4
Ricezione e convalida
Gli ordini in arrivo vengono ricevuti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e vengono verificati per quanto riguarda la giurisdizione e i requisiti formali.
5
Decisione e risposta
Il vostro team prende una decisione sui casi complessi e la risposta viene inviata tramite il canale sicuro.
6
Documentazione
Ogni fase viene registrata nella traccia di controllo a disposizione delle autorità e ai fini della revisione interna.
In che modo il servizio si collega alla piattaforma e-Evidence?
Il servizio può funzionare in modo autonomo o insieme al Piattaforma di conformità e-Evidence ICS. Insieme, formano un flusso di lavoro end-to-end che va dalla ricezione dell'ordine alla consegna dei dati.
- Reception: gli ordini arrivano al punto di contatto ICS.
- Flusso di lavoro: la piattaforma tiene traccia delle scadenze, delle approvazioni e delle obiezioni.
- Estrazione: i dati vengono raccolti dai vostri sistemi in base alle categorie richieste.
- Revisione contabile: un unico percorso di audit copre l'intero processo.
In questo modo si evitano i passaggi di mano tra strumenti diversi e si garantisce la tracciabilità di ogni decisione.
Chi è responsabile della conformità?
Il fornitore rimane responsabile del rispetto delle norme, anche quando ICS funge da destinatario. Possono essere ritenuti responsabili sia il fornitore che la sua sede designata o il suo rappresentante legale. Ai sensi del regolamento, le sanzioni possono arrivare fino a 2 % del fatturato annuo totale a livello mondiale.
Perché ICS
01
Con sede in Germania
ICS ha sede a Colonia, in uno Stato membro partecipante. Gli ordini possono essere inviati alla nostra sede nell'UE.
02
Oltre 20 anni di esperienza
Da oltre due decenni ICS collabora con operatori, forze dell'ordine e autorità di regolamentazione.
03
Personale in possesso di autorizzazione di sicurezza
Il nostro team è in possesso di un'autorizzazione di sicurezza rilasciata dal Ministero federale dell'Interno tedesco ed è autorizzato a trattare informazioni riservate.
04
Dal punto di contatto alla consegna dei dati
Il nostro servizio di e-Evidence con rappresentanza legale si collega direttamente alla piattaforma di conformità e-Evidence ICS e all’ecosistema di divulgazione ICS più ampio.
Domande frequenti
Chi ha bisogno di un rappresentante legale per le prove elettroniche?
I fornitori che offrono servizi nell’UE ma non vi sono stabiliti devono disporre di un rappresentante legale. Tra questi figurano, ad esempio, i fornitori di SaaS extra-UE, i fornitori globali di servizi cloud, i marketplace internazionali e le società di telecomunicazioni extra-UE, quali gli MVNO e gli operatori di transito. Il rappresentante legale deve avere sede in uno Stato membro partecipante. La sua designazione deve inoltre essere comunicata all’autorità competente, che in Germania è il Bundesamt für Justiz.
Che cos’è uno stabilimento designato?
Una sede designata è il destinatario che un fornitore con sede nell’UE indica per i mandati relativi alle prove elettroniche. Si tratta di una delle sedi del fornitore stesso situate in uno Stato membro partecipante. Come un rappresentante legale, deve essere segnalato all’autorità competente ed essere in grado di ricevere e dare seguito agli ordini. ICS aiuta i fornitori dell’UE a configurarlo e gestirlo quando le risorse interne sono limitate.
ICS può fungere da nostro rappresentante legale?
Sì. ICS offre un servizio di rappresentanza legale in materia di prove elettroniche (e-Evidence) per i fornitori che non hanno sede nell’UE. ICS gestisce la notifica, riceve gli ordini EPOC ed EPOC-PR 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ed effettua una validazione iniziale. Gli ordini convalidati vengono inoltrati in modo sicuro al vostro team legale o di conformità. ICS coordina inoltre le attività con le autorità e documenta ogni fase in una traccia di audit.
Il fornitore è comunque responsabile se ICS è il rappresentante legale?
Sì. La nomina di un rappresentante legale non comporta il trasferimento degli obblighi del fornitore. Il fornitore rimane responsabile del rispetto delle norme in materia di prove elettroniche. Sia il fornitore che il destinatario possono essere ritenuti responsabili. Le sanzioni previste dal regolamento possono arrivare fino al 2 % del fatturato annuo globale. Un percorso chiaro, decisioni rapide e una documentazione completa sono quindi fondamentali per entrambe le parti.
Dove deve essere notificato il destinatario in Germania?
In Germania, l’autorità competente è il Bundesamt für Justiz, l’Ufficio federale di giustizia. I fornitori devono comunicare la propria sede designata o il proprio rappresentante legale, compresi i recapiti, e mantenere aggiornate tali informazioni. ICS supporta la notifica iniziale e gli aggiornamenti successivi. Negli altri Stati membri partecipanti, la notifica va all’autorità designata da ciascuno Stato membro.
In che modo gli ordini vengono consegnati al rappresentante legale?
Gli ordini vengono trasmessi tramite il sistema informatico decentralizzato basato su e-CODEX e, ove applicabile, attraverso altri canali nazionali sicuri. ICS riceve gli ordini su entrambe le vie 24 ore su 24. Ogni ordine viene registrato, verificato in termini di giurisdizione e requisiti formali e inoltrato al vostro team con la relativa scadenza. Con la piattaforma e-Evidence Compliance, lo stesso processo prosegue attraverso le fasi di estrazione e consegna.
Hai bisogno di un punto di contatto nell’UE per le richieste di prove elettroniche?
Indicaci dove hai sede e quali servizi offri nell’UE. Ti spiegheremo di quale destinatario hai bisogno e in che modo ICS può aiutarti.