PONTO DE CONTACTO DA UE
Apoio ao Representante Legal, ao Serviço de Provas Eletrónicas e à Entidade Designada
Todos os prestadores de serviços na UE precisam de um destinatário para as ordens de obtenção de provas eletrónicas. A ICS atua como representante legal dos prestadores de fora da UE e ajuda os prestadores da UE a gerir o seu estabelecimento designado.
Um serviço de provas eletrónicas com representante legal é uma entidade terceira que recebe ordens europeias de apresentação e preservação em nome de um prestador de serviços não pertencente à UE. A Diretiva (UE) 2023/1544 exige que esse destinatário se encontre num Estado-Membro participante. Os prestadores de serviços estabelecidos na UE indicam, em vez disso, um dos seus próprios estabelecimentos, o «estabelecimento designado».
Factos essenciais
- Base jurídica: A Diretiva (UE) 2023/1544 exige que os prestadores de serviços que oferecem serviços na UE tenham um destinatário.
- Prestadores de serviços não pertencentes à UE: nomear um representante legal num Estado-Membro participante.
- Prestadores de serviços da UE: indicar um estabelecimento como destinatário.
- Notificação: o destinatário é notificado à autoridade competente, que, na Alemanha, é o Bundesamt für Justiz.
- Responsabilidade: tanto o prestador como o destinatário podem ser responsabilizados.
- Calendário: o Regulamento (UE) n.º 2023/1543 relativo às provas eletrónicas está em vigor desde 18 de agosto de 2026.
Qual é a diferença entre um representante legal e um estabelecimento designado?
Ambas as funções têm o mesmo objetivo. Proporcionam às autoridades um endereço fiável na UE para os Certificados de Ordem de Produção Europeia (EPOC) e os Certificados de Ordem de Preservação Europeia (EPOC-PR). A diferença reside no local onde o prestador está estabelecido.
| Aspecto | Estabelecimento designado | Representante legal |
|---|---|---|
| Quem precisa disso? | Prestadores estabelecidos na UE | Prestadores não estabelecidos na UE |
| O que é isto | Um dos estabelecimentos do próprio prestador na UE | Uma pessoa singular ou coletiva designada pelo prestador |
| Localização | Um Estado-Membro participante | Um Estado-Membro participante |
| Notificação | À autoridade competente desse Estado-Membro | À autoridade competente desse Estado-Membro |
| Autoridade na Alemanha | Departamento Federal de Justiça | Departamento Federal de Justiça |
| Responsabilidade | O prestador e o destinatário podem ser responsabilizados | O prestador e o destinatário podem ser responsabilizados |
| Função ICS | Apoio à instalação e ao funcionamento | Na qualidade de representante legal |
Para consultar o texto jurídico completo, ver Diretiva (UE) 2023/1544 no EUR-Lex.
O que é que um destinatário de provas eletrónicas deve ser capaz de fazer?
A diretiva estabelece expectativas claras para cada destinatário. Um estabelecimento designado ou um representante legal deve:
- ser comunicado à autoridade competente, incluindo os seus dados de contacto
- receber ordens das autoridades a qualquer momento
- cumprir essas ordens e assegurar a sua aplicação no seio da organização do prestador
- dispor dos poderes e recursos necessários para cooperar com as autoridades
Um serviço de provas eletrónicas com representação legal deve cumprir todos estes requisitos. Uma caixa de correio por si só não é suficiente, uma vez que o prazo de emergência de 8 horas não permite atrasos.
Quem precisa de um serviço de provas eletrónicas com representação legal?
Qualquer prestador de serviços que não tenha um estabelecimento na UE e que preste serviços na União necessita de um representante legal.
01
Fornecedores de SaaS não pertencentes à UE
Fornecedores de software e de serviços de colaboração que permitem aos utilizadores da UE comunicar ou armazenar dados. SaaS e plataformas na nuvem
02
Fornecedores globais de serviços na nuvem
Fornecedores de serviços na nuvem e de alojamento com sede fora da UE e com clientes na União.
03
Empresas de telecomunicações de países não pertencentes à UE
Operadoras virtuais de rede móvel (MVNO) e operadoras de trânsito que prestam serviços a clientes da UE sem terem um estabelecimento na UE. Provas eletrónicas para empresas de telecomunicações
04
Mercados internacionais
Mercados online e plataformas que permitem a comunicação entre utilizadores e vendedores da UE.
E se a sua empresa estiver estabelecida na UE?
Os prestadores estabelecidos na UE designam um dos seus próprios estabelecimentos. Não necessitam de um serviço de representação legal para as provas eletrónicas, mas enfrentam as mesmas exigências operacionais. Muitos não dispõem dos recursos internos necessários para manter o seu estabelecimento em funcionamento 24 horas por dia. A ICS apoia estas empresas na criação e na gestão do mesmo.
O apoio abrange a notificação, a receção de encomendas, a validação inicial e a documentação. A sua unidade designada permanece na sua organização, enquanto a ICS se encarrega da carga operacional. Visão geral da conformidade em matéria de provas eletrónicas
O que a ICS oferece enquanto seu ponto de contacto na UE
01
Notificação e registo
A ICS assegura a notificação à autoridade competente e mantém o registo atualizado sempre que houver alterações nos dados.
02
Recepção de encomendas 24 horas por dia, 7 dias por semana
As encomendas EPOC e EPOC-PR são recebidas 24 horas por dia através do sistema informático descentralizado e dos canais nacionais.
03
Validação inicial
Cada pedido é verificado quanto à competência jurisdicional e aos requisitos formais antes de seguir em frente.
04
Roteamento seguro
As encomendas validadas são encaminhadas de forma segura para a sua equipa jurídica ou de conformidade, acompanhadas dos prazos correspondentes.
05
Coordenação entre autoridades e objeções
A ICS coordena-se com as autoridades e presta-lhe apoio caso apresente uma objeção ou invoque motivos para recusa.
06
Documentação e registo de auditoria
Todas as encomendas, verificações e comunicações são registadas, para que possa demonstrar como cada caso foi tratado.
Como funciona o serviço de provas eletrónicas do representante legal?
1
Definição do âmbito
Esclarecemos onde está estabelecido, que serviços oferece na UE e qual o destinatário de que necessita.
2
Nomeação e notificação
A ICS é designada ou a sua entidade é constituída, e a autoridade competente é notificada.
3
Integração
Acordamos com a vossa equipa jurídica e de conformidade o encaminhamento, os contactos e os procedimentos de escalonamento.
4
Recepção e validação
As encomendas recebidas são processadas 24 horas por dia, 7 dias por semana, e verificadas quanto à jurisdição e aos requisitos formais.
5
Decisão e resposta
A sua equipa toma decisões sobre casos complexos e a resposta é enviada através do canal seguro.
6
Documentação
Cada etapa é registada na pista de auditoria para as autoridades e para revisão interna.
Como é que o serviço se liga à plataforma e-Evidence?
O serviço pode funcionar de forma autónoma ou em conjunto com o ICS Plataforma de conformidade de provas electrónicas. Em conjunto, formam um fluxo de trabalho completo, desde a receção da encomenda até à entrega dos dados.
- Recepção: as encomendas chegam ao ponto de contacto ICS.
- Fluxo de trabalho: a plataforma controla prazos, aprovações e objeções.
- Extração: os dados são recolhidos a partir dos seus sistemas de acordo com as categorias solicitadas.
- Auditoria: uma pista de auditoria abrange todo o processo.
Isto evita a transferência de tarefas entre ferramentas distintas e permite que todas as decisões sejam rastreáveis.
Quem é o responsável pelo cumprimento das normas?
O prestador continua a ser responsável pelo cumprimento da legislação, mesmo quando a ICS atua como seu destinatário. Tanto o prestador como o seu estabelecimento designado ou representante legal podem ser responsabilizados. Nos termos do regulamento, as sanções podem atingir até 2 % do volume de negócios anual total a nível mundial.
Porquê o ICS
01
Com sede na Alemanha
A ICS está sediada em Colónia, num Estado-Membro participante. As encomendas podem ser-nos enviadas na UE.
02
Mais de 20 anos de experiência
A ICS tem vindo a colaborar com operadores, forças de segurança e entidades reguladoras há mais de duas décadas.
03
Pessoal com autorização de segurança
A nossa equipa possui autorização de segurança concedida pelo Ministério Federal do Interior da Alemanha e está habilitada a lidar com informação confidencial.
04
Desde o ponto de contacto até à entrega dos dados
O nosso serviço de provas eletrónicas representado juridicamente liga-se diretamente à Plataforma de Conformidade de Provas Eletrónicas da ICS e ao conjunto mais alargado de soluções de divulgação da ICS.
Perguntas mais frequentes
Quem precisa de um representante legal para as provas eletrónicas?
Os prestadores que oferecem serviços na UE, mas que não estão estabelecidos nesse território, necessitam de um representante legal. Entre os exemplos contam-se os prestadores de SaaS de fora da UE, os prestadores globais de serviços na nuvem, as plataformas de comércio eletrónico internacionais e as empresas de telecomunicações de fora da UE, tais como os MVNO e os operadores de trânsito. O representante legal deve estar localizado num Estado-Membro participante. A sua designação deve também ser notificada à autoridade competente, que na Alemanha é o Bundesamt für Justiz.
O que é um estabelecimento designado?
Um estabelecimento designado é o destinatário que um prestador estabelecido na UE indica para as ordens de obtenção de provas eletrónicas. Trata-se de um dos próprios estabelecimentos do prestador num Estado-Membro participante. Tal como um representante legal, deve ser notificado à autoridade competente e estar apto a receber e a dar seguimento às ordens. A ICS ajuda os prestadores da UE a criá-lo e a geri-lo quando os recursos internos são limitados.
A ICS pode atuar como nosso representante legal?
Sim. A ICS oferece um serviço de representação legal em matéria de provas eletrónicas para prestadores que não estejam estabelecidos na UE. A ICS dá apoio à notificação, recebe ordens EPOC e EPOC-PR 24 horas por dia, 7 dias por semana, e realiza uma validação inicial. As ordens validadas são encaminhadas de forma segura para a sua equipa jurídica ou de conformidade. A ICS também coordena com as autoridades e documenta cada etapa numa pista de auditoria.
O prestador continua a ser responsável se a ICS for o representante legal?
Sim. A nomeação de um representante legal não transfere as obrigações do prestador. O prestador continua a ser responsável pelo cumprimento das regras relativas às provas eletrónicas. Tanto o prestador como o seu destinatário podem ser responsabilizados. As sanções previstas no regulamento podem atingir até 2 % do volume de negócios anual total a nível mundial. Por isso, um encaminhamento claro, decisões rápidas e documentação completa são importantes para ambas as partes.
Onde é que o destinatário deve ser notificado na Alemanha?
Na Alemanha, a autoridade competente é o Bundesamt für Justiz, o Gabinete Federal de Justiça. Os prestadores de serviços devem notificar o seu estabelecimento designado ou representante legal, incluindo os dados de contacto, e manter essas informações atualizadas. O ICS apoia a notificação inicial e as atualizações posteriores. Nos outros Estados-Membros participantes, a notificação é enviada à autoridade designada por cada Estado-Membro.
Como é que as ordens são entregues ao representante legal?
As ordens são entregues através do sistema informático descentralizado baseado no e-CODEX e, quando aplicável, através de outros canais nacionais seguros. A ICS recebe ordens por ambas as vias 24 horas por dia. Cada pedido é registado, verificado quanto à jurisdição e aos requisitos formais e encaminhado para a sua equipa com o respetivo prazo. Com a Plataforma de Conformidade de Provas Eletrónicas, o mesmo processo prossegue até à extração e entrega.
Precisa de um ponto de contacto na UE para pedidos de provas eletrónicas?
Diga-nos onde está estabelecido e que serviços presta na UE. Explicamos-lhe de que destinatário necessita e como a ICS o pode ajudar.